Duurzame Inzetbaarheid (2) – Herken de behoefte

Hoe herken je de behoefte aan beleid voor Duurzame Inzetbaarheid?

We geven je graag een voorbeeld uit de praktijk: Ziekteverzuim en verloop binnen een organisatie

Bij een aantal kleine zorgklinieken in Nederland is het verloop van medewerkers hoog en ook het verzuim ligt boven het landelijk gemiddelde. Wat is er aan de hand?

Bij deze gespecialiseerde klinieken werken over het algemeen mensen die een specialisatie hebben opgebouwd in hun vakgebied, denk aan oogcorrecties, buikwandcorrecties of protheses. Denk niet alleen aan medici maar ook aan juristen die de zorgwetten kunnen interpreteren, marketing medewerkers die de juiste kanalen weten te bereiken, analisten die data en dan vooral de kosten-baten van ingrepen kunnen interpreteren.

Ze beginnen gepassioneerd en werken zich helemaal in de materie in. Hun netwerk bestaat uit andere mensen die ook werken binnen het vakgebied en hun professionele ontwikkeling is sterk inhoud gedreven. Wanneer er op enig moment verandering ontstaat binnen de structuur van de kliniek of een verandering van buitenaf (denk bijvoorbeeld aan wetgeving of de Coronacrisis waarbij de overheid om inspringen bij andere ingrepen vroeg) wordt opgelegd aan hun werkgebied is het lastig om over te schakelen naar een andere manier van werken of – in het uiterste geval – een baan te vinden buiten de kliniek of buiten hun vakgebied.

Leidinggevenden sturen op inhoud gedreven resultaten en zien professionele eigenschappen zoals goede communicatie, sociale vaardigheden, flexibiliteit of teamkwaliteiten vaak over het hoofd.

Dit zorgt voor verzuim omdat de sfeer op een afdeling kan zijn aangetast, de uitdaging binnen het eigen vakgebied niet langer meer zo interessant is en iemand “nu alles wel gezien heeft”, ambities niet kunnen worden waargemaakt door een tekort aan doorgroeimogelijkheden binnen de kliniek of omdat een medewerker niet fit genoeg meer is om sommige intensieve taken uit te voeren.

Zoals elke HR professional inmiddels weet blijven de mensen die niet ontwikkelen meestal plakken aan een organisatie en weten de mensen die goed inzetten op de eigen professionele ontwikkeling de weg naar buiten steeds beter te vinden.

Langzaam maar zeker ontstaat een probleem rondom verzuim enerzijds en een disbalans in verloop aan de andere kant. Dit brengt weer meer druk op de actieve medewerkers omdat zij meer werk moeten doen dat anders zou blijven liggen.

Wat hebben deze klinieken qua management laten liggen waardoor ze op dit punt zijn uitgekomen? Het is voor vele HR-professionals en voor leidinggevenden in organisaties een heel herkenbaar beeld.

We kunnen dit voorbeeld bekijken vanuit de 5 verschillende perspectieven die door de leidinggevenden beter kunnen worden benut:

Perspectief 1: Betrokkenheid

Het betrekken van medewerkers bij de visie en de organisatie van de klinieken zorgt ervoor dat ze zich onderdeel van die visie voelen. Ze kunnen hierdoor ervaren wat hun individuele bijdrage is aan het grotere geheel en als leidinggevende kun je ze feedback geven over hun eigen inzet hierbij. Door medewerkers mee te nemen in de niet-medische inhoud gedreven waardes vergroot de leidinggevende de betrokkenheid en motivatie voor de hele organisatie in plaats van alleen het eigen vakgebied.

Perspectief 2: Organisatie

Het werk was vaak georganiseerd rondom de specialisatie en niet binnen de keten afgestemd waardoor er veel eilandvorming was ontstaan. Medewerkers hadden last van de organisatie in plaats dat deze ze ondersteunde in het uitvoeren van hun werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan het verminderen van papieren rompslomp, het wegnemen van onnodige regels of dubbel werk. Denk vanuit een logische opbouw van de keten in plaats van een puur hiërarchische opbouw. Zorg voor ondersteunende en goed werkende ICT. Leg vervolgens de organisatie en verantwoordelijkheid voor het werk zo laag mogelijk in de organisatie.

Perspectief 3: Gezondheid

Gek genoeg was ook hier de persoonlijke gezondheid van de medewerkers (op alle niveaus) een lastig onderwerp waar in de regel niet over werd gesproken. Door regelmatig een Periodiek Medisch Onderzoek van alle medewerkers te beginnen werden medewerkers meer gestimuleerd in gezond gedrag; in gesprekken met de medewerkers maar bijvoorbeeld ook door het aanbod in kantines en bedrijfsrestaurants of het faciliteren van sporten. Geef hierin als organisatie het juiste voorbeeld. Praat daarnaast met medewerkers over de ervaren stress en handel hierin. Langdurige stress is een groot gezondheidsrisico.

Perspectief 4: Ontwikkeling

Het lijkt misschien een open deur maar zorg vanuit de organisatie dat de medewerker de kans heeft om zich te ontwikkelen. Formuleer daarvoor een organisatie breed scholingsplan/aanbod, ook al ben je nog zo klein en specialistisch ingericht. Praat met medewerkers ook over individuele scholingswensen en mogelijkheden. Stimuleer interne mobiliteit. Dat kan op taakniveau maar ook, als dat mogelijk is, op functie (promotie) niveau. Hiervoor is nodig dat je als organisatie vooruit blijft kijken naar hoe deze zich gaat ontwikkelen en welke medewerkers je daarvoor nodig hebt. Betrek medewerkers hierbij en stimuleer ze om zich toekomstbestendig te ontwikkelen. Soms betekent dit dat medewerkers ook heel goed weten dat ze bij de organisatie niet verder kunnen groeien en kunnen ze daar zelf hun keuze in maken: blijven, omscholen of rond gaan kijken naar iets anders.

Perspectief 5: APK.

Niets is in steen gegoten en daarom is het heel belangrijk om regelmatige gesprekken met medewerkers te voeren over hoe zij zich in de organisatie op hun plek voelen. Met elkaar de stand van zaken opnemen met betrekking tot de 4 voorgaande perspectieven geeft een stabiele basis van vertrouwen en wederzijdse verantwoordelijkheid voor het welzijn. Daarnaast is het mogelijk om tijdens deze gesprekken de secundaire arbeidsvoorwaarden te bespreken die voortvloeien uit de eerdere perspectieven en die stimulerend werken voor de medewerker.

CoachNetwerk heeft speciale programma’s voor leidinggevenden en teamleiders om het goede gesprek te leren voeren met medewerkers: het correct en open leren vrágen naar gezondheid, naar vitaliteit, naar motivatie, naar toekomstplannen en de antwoorden samen te leren vertalen naar specifieke en individuele stappen.

Verder kunnen we je helpen met scans rondom vitaliteit en stress, hebben we een maatwerk programma Werk-Privé-Balans voor Professionals, programma’s voor talent ontwikkeling en loopbaan, Zingeving en ambitie.