HOE WE OMGAAN MET UW PRIVACY

Introductie

CoachNetwerk en de bij haar aangesloten coaches gaan zorgvuldig om met de verwerking van persoonsgegevens en willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe Europese privacywet van kracht. We hebben ons privacystatement en ons informatiebeleid in overeenstemming gebracht met deze nieuwe regels.

CoachNetwerk verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van de website, van opdrachtgevers, van coachees, van coaches en van andere relaties. Ieders persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) hieraan stelt.

Over CoachNetwerk

CoachNetwerk BV is gevestigd te Utrecht, Koningslaan 18, postcode 3583GD en is verantwoordelijk voor de beschreven gegevensverwerkingen (Verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens).

CoachNetwerk BV biedt opdrachtgevers toegang tot een landelijk netwerk van hoogwaardig geaccrediteerde Coaches, die allen zelfstandig gevestigd zijn. De waarden die ten grondslag liggen aan het privacybeleid van CoachNetwerk worden door alle aangesloten coaches onderschreven en nageleefd.

Ten behoeve van de leesbaarheid van dit Privacystatement hebben we de meer gedetailleerde informatie per doelgroep beschreven.

► Websitebezoekers en (potentieel) belangstellenden

CoachNetwerk gebruikt haar website voor marketingdoeleinden en kennisdeling. Wij hechten aan de kwaliteit van ons netwerk en streven naar een op de wensen en behoeften van de persoon toegesneden relatie. Daartoe gebruiken we meerdere technische hulpmiddelen, die hieronder nader worden toegelicht.

Technische informatie en cookies

Evenals zeer veel andere websites verzamelt deze website bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers en het gebruik van de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en systeembeheer, en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Hoewel dit gezien de aard van de gegevens niet noodzakelijk is, bieden wij u de gelegenheid deze gegevens niet te gebruiken. Wij wijzen er op dat dit zowel voor onze communicatiemiddelen en voor uw gebruiksgemak nadelige gevolgen kan hebben.

Daarnaast maken wij gebruik van diverse technische hulpmiddelen, waaronder cookies, om de communicatie met onze doelgroep te optimaliseren. Over het gebruik van deze hulpmiddelen bieden wij u de controle.

Meer gedetailleerde informatie over de toepassing van deze technische hulpmiddelen verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u informatie wenst te ontvangen, u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, u publicaties downloadt of u zich op andere wijze aanmeldt als belangstellende.

We kunnen ook gegevens van u verzamelen indien u

  • Deze heeft geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd zou kunnen zijn in de dienstverlening van CoachNetwerk en
  • Indien uw gegevens zijn aangeleverd door leveranciers van lijsten van potentieel relevante contactpersonen. Wanneer we dat doen, vragen we de desbetreffende leveranciers te garanderen dat de informatie op een wettige manier door hen is verkregen en dat wij het recht hebben die informatie van hen te verwerven en te gebruiken.

In deze gevallen zullen we u benaderen of u interesse heeft om zich bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacystatement. Heeft u geen interesse, dan kunnen wij relevante gegevens van u verwerken om uw wens niet door ons benaderd te worden te kunnen honoreren.

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend nadat u hiertoe expliciet toestemming heeft gegeven (opt-in).

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de ontwikkeling van onze dienstverlening en om u de gelegenheid te bieden tot het vergaren en delen van kennis, inzichten, trends en nieuws op het vakgebied coaching.

Meer specifiek, uw persoonsgegevens worden verwerkt om

  • U aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en behoeften;
  • U te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in);
  • U op maat op de hoogte te kunnen houden van relevante ontwikkelingen op het vakgebied “Coaching”.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om bovengenoemde doelstellingen te realiseren. Concreet betreft dit

  • De zakelijke contactgegevens zoals NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens, Organisatie en functie; kortom, de gegevens die normaal gesproken op een visitekaartje staan.
  • Belangstelling en interesse voor CoachNetwerk-producten en -diensten, mede gebaseerd op uw gebruik van onze website.
  • Deze gegevens kunnen wij aanvullen met andere zakelijk relevante persoonsgegevens. Het kan hierbij gaan om gegevens die we rechtstreeks van u of van uw organisatie ontvangen, of die u openbaar beschikbaar hebt gesteld. Voorbeelden van dit soort zakelijk relevante persoonsgegevens zijn zakelijk relevante publicaties of blogs, functieomschrijvingen en behaalde certificaten.

Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens

  • Indien u uw gegevens achterlaat op onze website, verifiëren wij door middel van email of u daadwerkelijk de houder van het betreffende email-adres bent. Daarnaast vragen wij uw instemming om de betreffende gegevens op te slaan.
  • Wij verzamelen uw gegevens in de tool Autopilot. Deze tool valt onder het EU/US-privacy-shield. [privacystatement Autopilot] 
  • We gebruiken uw informatie in samenhang met uw verzoek en om met u te communiceren. Aan de hand van deze informatie kan, in de meeste gevallen, uw identiteit worden vastgesteld wanneer u onze websites bezoekt. We bewaren uw informatie voor mogelijke toekomstige contacten met u.

► Opdrachtgevers

In de relatie met onze opdrachtgevers zijn onderstaande spelregels van toepassing. Met een opdrachtgever kunnen, indien gewenst, in de Mantelovereenkomst aanvullende afspraken ten aanzien van procedures worden overeengekomen.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens om een (mantel-)overeenkomst met, een offerte aan en een opdracht van de opdrachtgever te kunnen vastleggen, te onderhouden en na te komen. Persoonsgegevens kunnen tevens worden vastgelegd op documenten ten behoeve van

  • Managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
  • Kwaliteitsdoeleinden zoals evaluaties en certificering;
  • Wettelijke verplichtingen, zoals onder meer de fiscale administratie.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. De verwerkte persoonsgegevens zijn de persoonsgegevens van relevante contactpersonen binnen de organisatie van de opdrachtgever, zoals onder meer functionarissen op het terrein van HR, Inkoop, Interne Coaches en Leidinggevenden van (potentiële) coachees.

Meer specifiek gaat het om de volgende persoonsgegevens:

  • NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens;
  • Organisatie en functie;
  • Geboortegegevens, leeftijd, geslacht

Hoe verwerken wij uw persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden vastgelegd in relevante documenten zoals overeenkomsten, offertes, opdrachten, evaluaties en overige correspondentie. Daarnaast worden persoonsgegevens opgeslagen in een digitale contactadministratie.

Indien u aangeeft door ons op de hoogte gehouden te willen worden buiten de doelstellingen die voortvloeien uit het opdrachtgeverschap, gelden de privacybepalingen voor (potentieel) belangstellenden zoals hierboven omschreven.

► (Potentiële) Coachees

Coaching is een zaak van vertrouwen; een coachtraject speelt zich af binnen de vertrouwensrelatie tussen Coachee en Coach.

De Coach houdt gedurende het coachtraject een Coachdossier bij. Dit dossier kan onder meer bestaan uit persoonlijke aantekeningen van de Coach, inbreng van de Coachee en correspondentie tussen Coach en Coachee. Het in dit dossier verwerken van persoonsgegevens van de Coachee is nodig voor een goede uitvoering van het coachtraject.

Alle coaches van CoachNetwerk beschikken over een onafhankelijke accreditatie/certificering door een of meer van de beroepsverenigingen (ICF, NOBCO, NOLOC, LVSC) en wel op de hoogste niveaus (vergelijkbaar met de EMCC-NOBCO Senior en Master-niveaus). Alle coaches werken op basis van een (Internationale) Ethische Code of Gedragscode waarin zaken als integriteit, vertrouwelijkheid en professionaliteit in de houding en het gedrag van de coach zijn geëxpliciteerd. Daarnaast zijn alle coaches van CoachNetwerk zelfstandig beroepsbeoefenaren en voldoet hun onafhankelijke praktijk aan de eisen van de privacywetgeving.

Ter bevestiging van deze spelregels ondertekent u bij aanvang van het coachtraject een privacyverklaring.

Voor correspondentie tussen Coach en Coachee maakt Coach gebruik van de mailservice van CoachNetwerk, waarvan de hosting plaatsvindt in Nederland.

CoachNetwerk heeft géén inzage in het Coachdossier. Wel verwerkt CoachNetwerk een beperkt aantal persoonsgegevens van de Coachee.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens ten behoeve van een goede uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever, voor de kwaliteitsborging van onze dienstverlening en eventueel voor (wetenschappelijk) onderzoek.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

  • NAW gegevens, e-mail adres en andere contactgegevens;
  • Organisatie en functie;
  • Geboortegegevens, leeftijd, geslacht
  • De door u geformuleerde coachvraag.

De Coach houdt CoachNetwerk periodiek op de hoogte van de voortgang van het traject. Deze rapportage bevat geen inhoudelijke details en is gecodeerd: de documenten zijn voor derden niet op de persoon te herleiden.

De evaluatie door de Coachee wordt door CoachNetwerk geanonimiseerd opgeslagen en verwerkt.

► Coaches

De privacyaspecten in de samenwerking tussen CoachNetwerk en de aangesloten Coach zijn geregeld in de Samenwerkingsovereenkomst. In deze Samenwerkingsovereenkomst leggen wij vast

  • Hoe CoachNetwerk de privacy van de Coach borgt;
  • Dat de Coach zelfstandig en onafhankelijk verantwoordelijk is voor het Coachdossier en onder welke voorwaarden deze verantwoordelijkheid wordt genomen;
  • De verwerkersovereenkomst tussen Coach en CoachNetwerk;
  • De gebruiksvoorwaarden voor door CoachNetwerk ter beschikking gestelde faciliteiten, zoals email en cloudopslag.