De mythe van de altijd beschikbare leidinggevende

Margje Duursma en Manu Busschots

Cecilia vertelt het met trots: ‘Bij mijn aantreden als locatiedirecteur zei ik: “Ik vind het een eer jullie directeur te mogen zijn, ik ben er voor jullie. Je kunt altijd bij mij terecht”. Anderhalf jaar later neemt zij contact op om eens te praten over hoe anderen dat doen, dat leidinggeven, hoe ze het volhouden. Zij vindt het zelf steeds minder leuk.

‘Je kunt altijd bij mij terecht’

Door het uitspreken van de woorden bij haar aantreden heeft zij het onmogelijke over zich afgeroepen. Ze heeft een ‘geheim contract’ gesloten met haar medewerkers, iets in de sfeer van ‘jullie komen op de eerste plaats, voor jullie schuif ik alles opzij’. Medewerkers namen dat letterlijk: overdag werd haar aandacht volledig opgeslokt door binnenlopende collega’s.

Terwijl ze toch voor iets anders is benoemd, namelijk het leidinggeven aan de medewerkers.

Op het laatst deed ze alle belangrijke dingen voor haar werk in de avonduren en in het weekend. Ze was een burn-out nabij. We geven hier enkele tips waar Cecilia haar voordeel mee heeft gedaan en waarmee jij een vergelijkbare situatie kunt voorkomen.

Kloktijd, doeltijd en werktijd

Er zijn van die klussen waar je continu aan kunt blijven schaven. Een strategisch beleidsplan, een meerjarenplanning. Met name mensen met een perfectionistische inslag verbeteren versie na versie. Dat heet werken op ‘doeltijd’. Je gaat net zo lang door tot je je doel hebt bereikt en helemaal tevreden bent. Een alternatief is werken op ‘kloktijd’. Je weet wat je moet doen en maakt een reële inschatting van hoeveel tijd je nodig hebt. Je maakt ruimte in je agenda en in je hoofd en gaat aan het werk. De timer loopt mee. Grote kans dat je een goed product aflevert in de gestelde tijd. Doeltijd overkomt je en kloktijd organiseer je.

Dat is van invloed op de balans in werktijd en vrije tijd.

En daarmee je werktijd kunt beheersen.

Want de grens tussen werktijd en vrije tijd vervaagt meer en meer. Daar zijn voordelen aan, maar ook nadelen. Bedenk wat voor cultuur je neerzet wanneer je als leidinggevende ‘s avonds laat en in het weekend mailt naar je medewerkers. Medewerkers zullen dan moeilijker kunnen loslaten en ‘uit staan’ en dan laden ze ook niet op. Creativiteit, motivatie en energie worden hierdoor uiteindelijk geschaad. Wil je daaraan bijdragen?

Is het belangrijk of urgent?

Een effectieve leidinggevende besteedt ongeveer 65% van haar tijd aan zaken die wel belangrijk zijn, maar niet urgent. Zoals strategisch nadenken over wat gaat komen, het onderhouden van relaties, voorbereiden van meetings. Tip: vermijd wat niet urgent en niet belangrijk is, zoals sommige bijeenkomsten of social media. Op die manier houd je 35% van je tijd over voor urgente, belangrijke dingen. Denk aan crisismanagement, deadlines, belangrijke mails en telefoontjes.

Als je nooit ‘nee’ zegt, waar staat ‘ja’ dan voor?

Veel mensen willen aardig gevonden worden. Ze doen de ander graag een plezier. Daar ligt de bron van het vanzelfsprekend ‘ja’ zeggen als iemand een beroep op je doet. Het kan zo ver gaan dat het niet meer in je opkomt om ‘nee’ te zeggen. Behalve dat dat slopend is, is het ook een slecht voorbeeld voor je medewerkers. Sta even stil bij wat gevraagd wordt voordat je antwoord geeft. Je hebt een scala van mogelijkheden: ja, nee, ik weet niet, nu even niet. Kan het ook morgen, hoeveel tijd denk je nodig te hebben? Is dit wel iets voor mij of kan een ander dit ook of beter doen? Door weloverwogen te communiceren laat je zien dat je de ander en jezelf serieus neemt. In plaats van ‘aardig gevonden worden’ krijg je respect en word je een rolmodel voor je medewerkers.

Doe de deur af en toe dicht

Sommige bedrijven hebben alleen open kantoortuinen. Iedereen heeft een trolly en niemand een eigen kamer. Ook leidinggevenden maken gebruik van de flexplekken. Ons advies: zorg voor een eigen kamer als leidinggevende, op een markante plek, zichtbaar en herkenbaar voor iedereen. Met af en toe de deur dicht. Als je altijd je deur open hebt staan, schiet je je doel voorbij en loopt iedereen zomaar binnen. Onderzoek laat zien dat IQ-testprestaties dalen als je steeds wordt gestoord. En wellicht houd je met een open deur een ‘eerst voorleggen, niet zelf doen’-cultuur in stand. Natuurlijk wil je geen bordje met ‘niet storen’ op je deur. Dat hoeft ook niet als je duidelijk maakt aan iedereen dat ze welkom zijn als de deur openstaat. Is de deur dicht, dan ben je bezet.

Beschikbaar voor 100%

Je tijd is kostbaar, die van je medewerkers ook. Zorg dat je je werk goed organiseert als leidinggevende. Maak op het doel afgestemde korte of lange afspraken, wees voorbereid, heet de ander welkom en ga voor 100% in contact.

Je agenda is je beste vriend

Juist als iemand anders je agenda beheert, is het belangrijk om wekelijks zelf een aantal lege momenten te plannen. Als je een dag weg bent, geef je anderen gelegenheid eigen oplossingen te bedenken. En hoe erg is het als je een keer niet bij een vergadering bent? In die tijd onderzoek je waar jullie in het werk iets aan kunnen hebben, iets waarmee je nieuwe energie opdoet.

Cecilia is weer een half jaar verder Ze heeft zichzelf beter leren kennen, wist een aantal gewoontes om te buigen en durft haar rol als leidinggevende te nemen. Onder andere door het uitspreken van verwachtingen voorkomt ze teleurstellingen. Ze krijgt meer en meer plezier in leidinggeven. En zo kon het zomaar gebeuren dat een van haar medewerkers zei: ‘Ik ging goed voorbereid naar binnen bij mijn leidinggevende. Wat fijn om het ongestoord een uur over mij en mijn werk te kunnen hebben. Ik kan weer vooruit.’

We zijn nieuwsgierig naar jouw ervaringen en tips. Wil jij ze delen? Vul onze poll in: klik hier.

Naar het coachprofiel van Margje Duursma: klik hier.

Naar het coachprofiel van Manu Busschots: klik hier.

Wilt u meer informatie? Mail naar contact@coachnetwerk.nl. Bellen kan ook met José Mark: 085 060 3636.